Der kan være situationer, hvor du som borger har et ønske om at optage en samtale eller et møde med kommunen. Det kan f.eks. være, fordi du gerne vil kunne genhøre de oplysninger, der bliver givet, eller fordi det hjælper dig med efterfølgende at forstå og huske indholdet af mødet.
Hvis du ønsker at optage et møde, skal du oplyse om det på forhånd, så kommunen kan tage stilling til din anmodning.
Husk, at du altid har mulighed for at tage en bisidder med til mødet. For mange borgere vil det være et godt alternativ til en optagelse.
Kommunen fastsætter som offentlig myndighed rammerne for de møder, der afholdes mellem borgere og kommunen. Det betyder, at du som borger som udgangspunkt ikke har krav på at lyd- eller videooptage møder med kommunen.
Kommunen har uanset om der optages eller ej pligt til at notere væsentlige oplysninger i sagen, og du har ret til aktindsigt i sagens dokumenter efter reglerne i forvaltningsloven.
Hvis du ønsker at optage et møde, skal du oplyse om dette på forhånd. Kommunen vil herefter foretage en konkret og individuel vurdering af anmodningen. Ved vurderingen indgår blandt andet formålet med optagelsen, mødets karakter og hensynet til øvrige deltagere.
Der kan være situationer, hvor en lydoptagelse kan understøtte din forståelse af sagen, for eksempel hvis der er behov for efterfølgende at kunne genhøre informationer eller gennemgå mødeindholdet nærmere. I sådanne tilfælde kan kommunen vælge at imødekomme ønsket om optagelse.
Kommunen kan afslå optagelse, hvis der foreligger saglige grunde.
Det kan eksempelvis være:
Et afslag vil altid bero på en konkret og individuel vurdering.
Hvis kommunen ikke kan imødekomme et ønske om optagelse, kan der efter omstændighederne tilbydes andre løsninger, for eksempel:
Videooptagelse af møder vil som udgangspunkt kun kunne ske efter forudgående aftale og konkret vurdering. Her vil kommunen blandt andet lægge vægt på mødets karakter, formålet med optagelsen og hensynet til øvrige deltagere.
Kommunen gør opmærksom på, at deling af lyd- eller videooptagelser kan være omfattet af reglerne i blandt andet straffelovgivningen og databeskyttelseslovgivningen.