Den overordnede Beredskabsplan har til formål at sikre, at kommunen kan håndtere større uforudsete hændelser og opretholde sin virksomhed og i videst muligt omfang opretholde de politisk besluttede serviceniveauer under ekstraordinære omstændigheder, herunder at: 

• Starte en indsats til begrænsning og afhjælpning af skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer
• Skabe grundlag for en koordineret beredskabsindsats og en koordineret anvendelse af beredskabsmæssige ressourcer internt og eksternt
• At involvere og ansvarliggøre alle relevante organisatoriske enheder i løsningen af kommunens beredskabsopgaver og -indsatser
• At formidle korrekt og rettidig information til kommunens borgere og ansatte, institutioner, virksomheder samt pressen.
• Løse ekstraordinære opgaver, som kommunen kan blive ansvarlige for i en beredskabssituation, og som ligger udenfor kommunens almindelige virksomhed.
• Om nødvendigt iværksætte plan for nøddrift

Den Overordnede Beredskabsplan beskriver ligeledes kriseniveau og hvordan Kalundborg Kommune organiseres under kriser.

I det omfang en ekstraordinær situation har et omfang, så statslige styrelser og myndigheder er involveret i planlægning og / eller gennemførelse af beredskabsindsatsen, følger Kalundborg Kommunes beredskabsindsats som udgangspunkt diverse vejledninger og retningslinjer fra de statslige og regionale myndigheder. Krisestyringsstaben (KSS) har bemyndigelse til at træffe beslutning om undtagelser herfor.

Anvisninger fra den Nationale Operative Stab (NOST) og / eller Lokale BeredskabsStab (LBS) vil altid skulle følges. Vestsjællands Brandvæsen (Beredskabsdirektør) er bindeled mellem disse og Kalundborg Kommune.

Kommunalbestyrelsen orienteres i en krisesituation løbende og systematisk om beredskabssituationen og -indsatsen i videst muligt omfang.

Den overordnede beredskabsplan er suppleret af delberedskabsplaner udarbejdet af de organisatoriske enheder i Kalundborg Kommune gældende for den lokale enhed. Delberedskabsplaner opbygges efter samme principper som den overordnede beredskabsplan. Såfremt der i faglovgivning er fastsat regler eller rammer for udarbejdelse af beredskabsplaner, indarbejdes disse i delberedskabsplanen.

Der kan på et fagområde, eksempelvis skoler eller dagtilbud, udarbejdes en fælles delberedskabsplan. Dog vil der lokalt skulle udarbejdes risikovurdering, indsatsplaner/action cards samt gennemføres øvelser.

Følgende delplaner i Kalundborg Kommune er tværgående og er særligt relevante ved større hændelser:

• IT-beredskabsplan (inkl. Cybersikkerhed)
• Plan for 3 dages nødberedskab for sårbare borgere ved større hændelser
• Den lovpligtige sundhedsberedskabsplan
• Beredskabsplan Kommunikation

Vestsjællands Brandvæsen (VSBV) har ansvaret for indsatsen ved ulykker som finder sted indenfor kommunen, grænser eks. brande, transportulykker, forurening på land i søer og vandløb og vil også være den koordinerende beredskabsaktør ved større forsyningsnedbrud. VSBV omfatter også Odsherred og Holbæk Kommuner. De tre kommuner har valgt at lave en fælles beredskabskommission jf. beredskabsloven § 10.

Det civile beredskab består af alle kommunens ansatte, der er pligtige til i en krisesituation at udøve funktioner ud over deres sædvanlige opgaver og kompetencer, jf. beredskabsloven § 57.

Anvendes når hændelsen ikke eller kun kortvarigt påvirker opgavevaretagelse og serviceniveau på området. Kriseniveau 1-hændelser er typisk afgrænset til én organisatorisk enhed eller evt. få organisatoriske enheder indenfor et mindre geografisk område. 

Eksempler på niveau 1-hændelser

• Overfald på medarbejder
• Vandskade som følge af ledningsbrud
• Ulykke med personskade på institution
• Anklage om seksuelt overgreb på elev eller beboer på institution

Kriseleder

• Niveau-2-leder

Anvendes når hændelsen mere bredt påvirker den fortsatte drift af flere organisatoriske enheder indenfor et fagområde eller et større geografisk område.

Eksempler på niveau 2-hændelser

• Vejrhændelser, der i særlig grad påvirker et lokalområde (oversvømmelser o.l.)
• Forureningsuheld
• Arbejdsnedlæggelse indenfor et eller flere fagområder
• Terrortrussel eller -handling
• Længerevarende mindre forsyningsnedbrud

Kriseleder

• Direktør

Anvendes når hændelsen involverer flere fagområder og organisatoriske enheder, og når hændelsen påvirker kommunens fortsatte drift og kritiske funktioner.

Eksempler på niveau 3-hændelser

• Omfattende forsyningsnedbrud
• Smitsom sygdom i mange organisatoriske enheder på tværs af fagområder
• Masseudskrivning fra sygehuse
• Omfattende IT-nedbrud
• Vejrhændelser, der påvirker store dele af kommunen

Kriseleder

Kriseorganisationen på niveau 3-hændelser består af 2 niveauer:

• Krisestyring, overordnet og koordinerende styring (Krisestyringsstaben, KSS).
  Leder af krisestyringsstaben: Borgmesteren / Kommunaldirektøren

• Den operative kriseledelse (krisestaben).
  Leder af Krisestaben: Direktør

Krisestaben arbejder rollebaseret. Det betyder, at 5 roller med tilknyttede rollesæt skal varetages af krisestabens medlemmer, uanset hvor mange personer, der er til rådighed og uanset personernes kvalifikations- og kompetenceniveauer.

Rollerne kan senere omfordeles og flere personer kan deles om en rolle, så længe de formår at fordele opgaveløsningen internt. 

Rollerne består af

• Kriselederen
• Ansvarlig for situationsbillede, logføring og dokumentation
• Personansvarlig
• Ansvarlig for bygning/teknik/system/logistik
• Ansvarlig for kommunikation

Rollerne er yderligere beskrevet i Bilag 1 og til hver rolle er udarbejdet et action card. 

Umiddelbart efter krisestabens aktivering fordeler den udpegede kriseleder de 4 øvrige roller til krisestabens medlemmer. Den personaleansvarlige skal sikre, at der indkaldes de rette ledere / specialister / ressourcepersoner til at løse opgaverne.

En samlet kontaktliste med relevante telefonnumre i en krisesituation er vedlagt den fysiske plan samt elektronisk på sagen. Denne opdateres 2 gange årligt.

Krisestaben sammensættes principielt ens uanset kriseniveau:

• Kriseleder
• Kommunikationschefen – eller en af denne udpeget person
• Relevante chefer eller ledere fra den berørte institution eller fagområde(r)
• Beredskabsdirektøren eller en af denne udpeget person inddrages alt efter krisens omfang.
• Ad hoc fagpersoner som er relevante ift. den konkrete hændelse.

Ved akutte hændelser, der varer ud over 10 – 12 timer, og som kræver kriseberedskabets tilstedeværelse, udpeges der suppleanter til alle pladser.

Kriselederen modtager underretning om hændelsen og har ansvaret for fastsættelse af rette kriseniveau for håndtering af hændelsen. Kriselederen har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab. Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og sikrer optimalt tværgående samarbejde på tværs af stabs- og fagområder, interne som eksterne.

Kriselederen har ansvaret for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret, og at der arbejdes efter den strategiske eller taktiske retning, som er besluttet i krisestaben eller i krisestyringsstaben, når denne er aktiveret (niveau 3).

Ved større hændelser etableres både en krisestyringsstab og efter behov en eller flere krisestabe for de enkelte fagområder. Figur 1 viser, hvordan krisestyringsstaben er indplaceret i organisationen.

Krisestyringsstaben indkaldes altid i forbindelse med kriseniveau 3 – og kan indkaldes under kriseniveau 1 eller 2, hvis borgmesteren eller kommunaldirektøren vurderer det hensigtsmæssigt, f.eks. hvis hændelsen har særlig bevågenhed eller forudsætter tættere tværgående koordinering etc.

Krisestyringsstaben har en besluttende funktion omkring de overordnede rammer omkring den konkrete hændelse, økonomi m.v., en koordinerende funktion, eksempelvis i forhold til organisatoriske enheder som ikke eller kun i mindre grad er omfattet af beredskabshændelsen, samt ansvaret for den løbende orientering af det politiske niveau m.v., medens krisestaben har det operative ansvar i håndteringen af hændelsen. Kriselederen indgår i Krisestyringsstaben (KSS).

Krisestyringsstaben består af:

• Borgmesteren
• Kommunaldirektøren
• Øvrige medlemmer af direktionen
• Stabschefen – eller en af denne udpeget medarbejder (ansvarlig for situationsbillede, log og journalisering)
• Kriseleder (i kriseniveau 2 og 3 et medlem af direktionen).
• Beredskabsdirektøren – eller en af denne udpeget person, hvis dette er relevant for den konkrete hændelse. Beredskabsdirektøren er forbindelsesofficer til Lokale Beredskabs Stab (Midt- og Vestsjællands Politi).
• Relevante chefer (eksempelvis it-chefen ved større it-nedbrud).

Krisestyringsstaben indkaldes af:

Krisestyringsstaben kan indkaldes af alle faste medlemmer af Krisestyringsstaben (KSS) ved henvendelse til sekretariatschefen som sørger for indkaldelse af stabens medlemmer.

Stabschefen er ansvarlig for, at der bliver ført referat over alle beslutninger samt tidslog over handlinger.

Lokaler til krisestaben i kriseniveau 1 fastsættes i delberedskabsplanerne.

Lokale til krisestab i kriseniveau 2 og 3 samt til krisestyringsstaben indrettes som udgangspunkt på Rådhuset, Holbækvej 141B, Kalundborg, mødelokale 7.

Lokalet indrettes med de nødvendige tekniske hjælpemidler, så der kan sikres den nødvendige kommunikation med det operative beredskab, andre myndigheder m.v. samt etableres det nødvendige overblik over hændelsen.

Krisestabene kan beslutte at indrette lokaler andre steder, hvis dette er mere hensigtsmæssigt i forbindelse med den konkrete hændelse, herunder at afholde møder virtuelt.

Beredskabshændelser kan nødvendiggøre dispositioner, som påfører den pågældende institution, det pågældende fagområde etc. omkostninger, som ikke kan indeholdes i gældende budget. Dispositioner af den karakter kan træffes af krisestaben

• På kriseniveau 1 skal direktøren med ansvar for området i videst muligt omfang inddrages i beslutningen ellers snarest muligt derefter orienteres.
• På kriseniveau 2 træffer kriselederen beslutningen,
• På kriseniveau 3 træffes beslutningen af Krisestyringsstaben.

Direktionen vil efterfølgende træffe beslutning om, hvorvidt omkostningen kan afholdes gennem omprioriteringer af gældende budgetter, eller om der skal søges bevillingsmæssig dækning for omkostningerne i Kommunalbestyrelsen.

Ved ekstraordinære økonomiske konsekvenser af en beredskabshændelse orienteres Kommunalbestyrelsen altid ved først givne lejlighed.

Såfremt politisk besluttede serviceniveauer i en kortere eller længere periode ikke kan opretholdes som følge af beredskabshændelsen, orienteres Kommunalbestyrelsen ved først givne lejlighed.

Krisestaben har prioriterede telefoner, der må forventes at fungere i den indledende fase af også større forsyningsnedbrud.

Ved større hændelser sikres desuden løbende information til Krisestyringsstaben via VSBV tildelt radiokommunikation.

Hvis krisestaben ikke har mulighed for at aftale andet, så mødes denne hver 2. time (lige klokkeslæt) i mødelokale 7 i tidsrummet 8-18.

Medarbejdere i Kalundborg Kommune møder ind på egen arbejdsplads med mindre andet er aftalt og modtager yderligere instrukser fra nærmeste niveau 2 leder.

Krisestaben kan ligeledes udpege "runners" (administrative medarbejdere), der kan overlevere information til decentrale enheder. ”Runners” udpeges af krisestaben alt efter krisens omfang og møder ligeledes ind på Rådhuset (Mødelokale 7 eller rådssal) hver 2. time (hele time) eller efter aftale på lokalt arbejdssted.

Der informeres på relevant vis om Kalundborg Kommunes beredskabsplan via hjemmeside og andre kommunikationskanaler, herunder også om forventningerne til borgerne omkring beredskab. Der er en underside om beredskab på Kalundborg Kommunes hjemmeside, hvor borgere løbende kan orientere sig.

Ændringer i service til kommunens borgere ved større hændelser kommunikeres tydeligt og løbende til borgere og pårørende på alle tilgængelige platforme.

Kommunikationschefen inddrages på alle kriseniveauer for at sikre tydelig ekstern kommunikation.

Når relevant og muligt etableres et krisetelefonnummer, som pårørende eller naboer kan kontakte ved bekymring omkring sårbare borgere.

Ved nedbrud af normale kommunikationskanaler

Større forsyningsnedbrud kan betyde, at Kommunen ikke er i stand til at kunne kommunikere systematisk med borgerne via normale kommunikationskanaler. Borgere vil i så fald modtage informationer fra det nationale beredskab via FM Radio.

Kommunen har desuden udpeget formidlingspunkter i hele kommunen, hvor information formidles via manuelle opslag til borgere i kommunen ved længerevarende forsyningsnedbrud. Beslutning om at aktivere formidlingspunkterne aktiveres af Krisestyringsstaben. Formidlingspunkter fremgår af hjemmeside og en fysisk liste findes sammen med beredskabsplanen.

Kontaktpersoner i lokalråd kan kontaktes hvis relevant og muligt.

Kommunikationsafdelingens indsatsplan for krisekommunikation iværksættes.